Slack, Trello, Zoom, Basecamp en zelfs Facebook beloven de professional een lichtend pad door het doolhof van documenten- en kantoorcommunicatie. Ja, zelfs een uitweg uit de brij van e-mails die met name leidinggevenden iedere dag moeten verstouwen: de talloze cc’s, rapporten en berichten die direct actie vereisen of in ieder geval beoordeeld moeten worden of ze interessant zijn. Voor wie zich na de vakantie door zo’n virtuele berg mails heeft moeten heenploeteren, is er goed nieuws. Het lijkt erop dat het minder wordt met al dat gemail.
In ieder geval besteden professionals er steeds minder tijd aan en raken ze er nauwelijks meer opgewonden van. Ook verwachten de drieduizend ondervraagde personen in een recent gepubliceerd onderzoek van Adobe, dat onder andere software maakt voor mailcampagnes, dat mailboxen eerder leger dan voller raken de komende jaren.
Hoewel mailen nog steeds nummer een staat op de ranglijst van communicatiemiddelen op het werk, is de mate waarin werkenden aandacht hebben voor hun mail verminderd. De tijd die ze besteden aan werkmail, is het afgelopen jaar met 17% geslonken. Privémail krijgt nog minder aandacht. De ondervraagden bij Adobe besteedden er een kwart minder tijd aan dan vorig jaar. Mails vinden professionals ook helemaal niet spannend meer. Met name millennials zijn er totaal niet meer van onder de indruk. Maar 20% zei in de enquête ooit een spannende mail te krijgen. Voor de rest is het – tja – gewoon saai.
Jan Willem van Capelleveen, in het dagelijks leven contentbeheerder bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, verzamelt naast zijn baan werktrends op het gebied van (digitaal) samenwerken op de site Anderssamenwerken.nl. Ook hij ziet dat het gebruik van e-mail is veranderd. Neem zijn eigen mailbox op het werk: daar komen veel rondstuurmails van secretariaten, nieuwsbrieven en notificaties van systemen zoals Slack en het op zijn kantoor gebruikte Sharepoint van Microsoft. Persoonlijke mails krijgt hij nauwelijks meer: “E-mails krijg je vooral van mensen met wie je geen binding hebt. Heb je met iemand kennis gemaakt, dan ‘verhuis’ je al snel naar een ander platform.” Van afdelingen, tot projectgroepen tot schoolklassen: iedereen maakt meteen een WhatsAppgroepje aan. “Als je elkaar kent, ga je appen.”
Dat e-mail de digitale deurmat is, waar ‘saaie’ post terechtkomt zoals rekeningen, bevestigingen en bestellingen, en bijna nooit meer een leuke uitnodiging ofvakantiekaart, is ook de observatie van zelfstandig ondernemer Saskia van de Riet. Een blik in haar mapje ‘inkomende mails’ geeft een verzameling contracten, bevestigingen en andere officiële documenten als resultaat. Van de Riet, die een bedrijf heeft waarmee ze klanten zakelijk leert bloggen, werkt met name met Dropbox, waarin documenten makkelijk aangepast kunnen worden. ‘Veel makkelijker dan het steeds maar cc’en van versies van artikelen’, zegt ze.
Zakelijk gebruik
Hoewel Facebook niet meteen voor de hand ligt als medium voor zakelijk gebruik, noemt ze dat wel de basis voor haar business. Ze haalt er klanten vandaan, en ze maakt er voor cursisten groepjes op aan, waarin ze dan Q & A-sessies houdt. Op het moment zijn er daarvan twaalf in de lucht. Ook veel makkelijker dan mail: terugzoeken in facebookgroepen. “In een mailbox moet je veel dieper graven.” Van de Riets favoriete app is Zoom, een productiviteits-app die makkelijk is te integreren met Facebook Live, de videostreamingdienst van Facebook. Ze gebruikt het als ‘tweede’ scherm bij videovergaderingen, zodat ze met mensen op drie of meer locaties kan vergaderen.
E-mail zou Van de Riet niet missen. Ze leest haar mailtjes twee keer per dag, behalve als ze op iets zit te wachten: een opdracht of een afspraak. Dan checkt ze haar mail vaker. Maar zelfs bij de boekingen voor haar evenementen via de app Eventbrite komt het event meteen in de agenda te staan van de telefoon van de klant. “Zo’n bevestigingsmail hoef je dus helemaal niet meer te openen.”
Anke Hanse is Virtual Assistant en gebruikt e-mail bijna helemaal niet meer. Haar klanten zitten over de hele wereld en met hen kan ze prima uit de voeten met Facebook Messenger, dat ze op de iPhone heeft geïnstalleerd die alleen maar wifi ontvangt. Daarop kan ze alles: van videovergaderen tot bellen, tot documenten versturen of gewoon snel even overleggen. Naast die iPhone heeft ze ook nog een ouderwetse Nokia met een simkaart, voor die ene Nederlandse klant die ze heeft. ‘Met hem drink ik af en toe ook even koffie.’
Hanse worstelt namelijk al jaren met hoe ze moet omgaan met de mobiele telefoon. Ze was een van de eersten met een iPhone, maar werd ook als een van de eersten helemaal gek van de notificaties voor mail, Facebook en later WhatsApp. Ze probeerde van alles, van notificaties uitzetten tot helemaal niet meer bereikbaar zijn. “Dit is voor mij de beste oplossing. Als ik aan het werk ben, staat de iPhone aan, maar de telefoon op de vliegtuigstand.”
Stofje
Inmiddels is in bijna elk artikel of boek over productiever werken wel te lezen dat notificaties en het geluid van de telefoon uitzetten op de telefoon dé manier is om niet afgeleid te raken. ‘Maar dan nog’, zegt Outlook-trainer Jeroen Engelaer. ‘Die apparaten maken een stofje aan in de hersenen waardoor je toch niet zonder kunt. Dus je pakt de telefoon regelmatig op om te kijken of er berichten zijn.’ Volgens Engelaer leiden nieuwe productiviteitsplatforms zoals Slack en MicrosoftSharepoint op het werk alleen maar af, in plaats van dat ze het leven makkelijker maken. Engelaer gebruikt in tegenstelling tot Anke Hanse, Sonja van de Riet en Jan Willem van Capelleveen zijn Outlook-mail wel heel grif. Sterker, het is de basis van al zijn handelen. Maar dan wel op een onconventionele manier. Outlook fungeert als archief, communicatiemedium en als to-do-list. Wat Engelaer bijvoorbeeld doet, is geheugensteuntjes naar zichzelf mailen. ‘De mailbox is dé plek die iedereen als eerste benadert als hij gaat werken.’ Alles wat Engelaer in een minuut kan afhandelen, doet hij meteen. De rest van de mailtjes gaan automatisch op verschillende virtuele stapels. En als dat is gebeurd, dan is de mailbox helemaal leeg.
‘Het ligt er maar net aan in welke scene je zit in wat je gebruikt’, zegt de 31-jarige Anke Hanse. Ze weet bijna zeker dat in grote bedrijven nog steeds veel mensen zitten met twee open schermen en dat op een daarvan vooral hun mail is te zien. Jan Willem van Capelleveen beaamt dat. Ook op zijn ministerie vullen de mailboxen zich dagelijks nog gestaag met cc’s en rondstuurmails. ‘Een zzp’er of iemand die in een kleiner bedrijf werkt, kan zelf zijn platforms kiezen. Bij een organisatie als die van ons, moet iedereen dan over op hetzelfde systeem. Dat wil niet iedereen. Ik heb vaak genoeg zien gebeuren dat collega’s dan hun hakken in het zand zetten.’ Bovendien vindt hij dat die systemen niet goed worden gebruikt. ‘Vaak is het een veredeld archief voor documenten. Handig, maar er kan zoveel meer mee. Versiebeheer bijvoorbeeld. Zo hoef je niet de hele tijd versies te nummeren en door te sturen. Alle belanghebbenden krijgen alleen het eindresultaat maar in de mail. Dat scheelt weer.’
Zelf heeft Van Capelleveen het aantal mails al flink weten terug te dringen. De gouden tip? “Gewoon zelf niet meer mailen. Dan krijg je er op den duur ook veel minder terug.”
17%
De tijd die werkenden besteden aan e-mailen is het afgelopen jaar met 17% afgenomen. Privémail krijgt nog minder aandacht, blijkt uit onderzoek van Adobe.
20%
Professionals vinden mails helemaal niet zo aantrekkelijk meer. Met name millennials, de generatie die grofweg is geboren tussen 1980 en 2000, zijn totaal niet meer onder de indruk van de mogelijkheden die het traditionele mailverkeer biedt. Van hen zei slechts 20% in een enquête ooit interessante mail te krijgen. De rest van de berichten is – tja – gewoon saai.
Wie mailt met wie en waarover? De organisatie kijkt mee
E-mailberichten en vergaderafspraken leveren natuurlijk keiharde data voor bedrijven om hun processen te monitoren. Door te analyseren wie met wie vergadert, en wie met wie mailt, krijgen de consultants van Ernst & Young betere informatie uit organisaties dan met werknemersenquêtes of anekdotes, zo schrijven ze in de Harvard Business Review. Zo is bijvoorbeeld het sentiment onder werknemers bij populaire of impopulaire maatregelen beter te peilen dan bij de koffieautomaat of bij een-op-eengesprekken, waarbij werknemers niet altijd het achterste van de tong laten zien. Managers kunnen hierop beter inspringen.
Dit artikel verscheen eerder in Het Financieele Dagblad.
