Lente in je kop? Ruim die mailbox op!

Nieuwsbrieven, updates vanuit je sociale media-accounts, een uitpuilend archief… als je even niet oplet, ontaardt je mailbox in een stofnest. Gevolg: afleiding, irritatie… funest voor je productiviteit. Het is bijna lente: hoog tijd voor een ‘spring cleaning’ van je mailbox!

Het sluipt er zo gemakkelijk in. Een abonnement op een irrelevante nieuwsbrief heb je zomaar te pakken. Een simpele online bestelling doen is meestal al genoeg. Je weer afmelden voor zo’n nieuwsbrief is eenvoudig. Zeker sinds de wet van de afzender eist dat ‘de ontvanger moet kunnen zien hoe en bij wie hij zich kan afmelden als hij geen berichten meer wil ontvangen.’ In de meeste nieuwsbrieven wordt dan ook keurig – meestal onderaan – een linkje met de tekst ‘unsubscribe’ of ‘afmelden’ opgenomen. Klikken, bevestigen, klaar. Zo gedaan dus, maar je moet wel even in actie komen. En daar gaat het vaak mis. Weggooien is immers nóg eenvoudiger dan afmelden. Zodat je volgende week gewoon weer diezelfde nieuwsbrief ontvangt. Stap één van de grote schoonmaak: ga eens een uurtje zitten om je af te melden van nieuwsbrieven waar je niets mee doet. Een investering in tijd die zich in enkele weken terugverdient.

Regels en filters

Er is natuurlijk helemaal niets mis met een fijne, informatieve nieuwsbrief. Maar is die zo belangrijk dat hij terecht mag komen tussen je persoonlijke en zakelijke mailwisselingen? In de inbox, voor velen toch de cockpit voor het regelen van het dagelijkse werk en/of de vrije tijd? Stap twee: laat nieuwsbrieven die je wel wilt ontvangen voortaan automatisch landen een speciale ‘leesmap’. Dat doe je door een regel (Outlook, zie video-instructie) of een filter (zoals in Gmail, zie video-instructie) aan te maken. Je geeft je mailprogramma de instructie mails die aan een bepaald kenmerk voldoen – een bepaalde afzender, onderwerpregel – direct te verplaatsen naar een specifieke map. Regels of filters kunnen je helpen te bepalen wat in je inbox binnenkomt. Bedenk steeds wat ‘nice to know’ is en wat ‘need to know’ is. Respectievelijk: wat in een leesmap hoort en wat in je inbox. Voor de leesmap geldt: jij bepaalt wanneer je de tijd neemt om de informatie tot je te nemen.

Twee mailadressen?

Om ongewenste mail te voorkomen, kun je natuurlijk ook een apart e-mailadres gebruiken, dat je alleen gebruikt voor bijvoorbeeld het doen van bestellingen, het aanmaken van bepaalde accounts en dergelijke. Zo houd je belangrijke mail gescheiden van minder belangrijke mail. Goed idee. Doen!

Geen apart adres, maar toch snel en gemakkelijk mailberichten kunnen scheiden? Als je Gmail gebruikt, kun je voor specifieke diensten een uniek e-mailadres gebruiken: plaats een plusteken en een unieke code tussen je gebruikersnaam en het apenstaartje: ernomijland[email protected] De mail komt gewoon binnen op je Gmail-account, maar is nu gemakkelijk te filteren, in dit geval op het kenmerk ‘verzonden aan’.

Meldingen van sociale media en apps

Meldingen van je sociale media-accounts en apps die je gebruikt zijn een andere bron van inbox-vervuiling. Ook hiervoor kun je regels en filters aanmaken. Een andere benadering is: wat er niet binnenkomt, hoef je ook niet weg te werken. De meeste online diensten die je gebruikt, zullen je regelmatig updates per e-mail sturen. Stap drie: ga naar de instellingen van de diensten die je gebruikt en zoek de rubriek over e-mailnotificaties op om een en ander aan te passen.

Twee voorbeelden. Moe van al die berichten van Facebook in je mail? Bezoek je Facebook-pagina via je browser, klik achtereenvolgens helemaal rechtsboven op het driehoekje, op ‘Instellingen’, ‘Meldingen’ en ‘E-mailadres’ en zet alle notificaties uit. Je krijgt per e-mail vervolgens alleen nog belangrijke meldingen over je account, beveiliging en privacy.

Ook LinkedIn kan een bron van e-mail-irritatie zijn. Klik op je avatar (het miniatuur-fotootje rechtsboven op het scherm) en kies achtereenvolgens ‘Privacy & instellingen’, ‘Communicatie’, ‘De frequentie van e-mails selecteren’. Standaard staan hier maar liefst 19 opties aan voor het ontvangen van e-mails, updates vanuit LinkedIn-groepen waarvan je lid bent nog niet eens meegerekend. Zet alles op ‘Geen e-mail’. Mis je dan geen belangrijke zaken? Niet als je af en toe de website of de app van LinkedIn raadpleegt. Op een moment dat het jou uitkomt.

Leve de lente!

Stap vier is het opschonen van je archief. Weg met die oude mail van twee, drie jaar geleden of langer. Een facultatieve stap, want tegenwoordig beschikken we vaak over een grote opslagcapaciteit, waarbij het niet uitmaakt dat je stapels oude mail onder handbereik houdt. Zet oude mails en mappen die je niet meer gebruikt in elk geval uit het dagelijkse zicht. En dan kan de lente beginnen. Met een okselfris e-mail-gevoel! Houd dat gevoel vast door regelmatig een moment te pakken om je e-mail-instellingen en abonnementen te onderhouden.

ACTE

Nog een laatste toevoeging. Nu je voortaan minder rommel in je inbox ontvangt, is het een goed idee de boel een beetje bij te houden. Tip: neem een keer per dag de tijd om je inbox (bijna) helemaal leeg te maken. Het geeft overzicht, rust. Het werkt. Mijn grootste valkuil was ooit: drie, vier keer een e-mailbericht openen en dan pas beslissen wat ik ermee zou doen. Alsof ik een envelop had geopend en hem telkens opnieuw terugstopte in de brievenbus waar ik hem eerder had uitgehaald.

In zijn boek ‘Gebruik je hersens’ geeft Jan-Willem van den Brandhof een handig ezelsbruggetje voor het prioriteren van activiteiten, dat ook bruikbaar is voor het omgaan met e-mail: ACTE. De A staat daarbij voor Actie: werk de actie die een e-mailbericht oproept direct af. Heb je daar nu geen tijd voor, ga dan naar de C van Classify: plaats het bericht of de actie die nodig is in je agenda of op een takenlijst om de taak op een later moment af te werken. Archiveer het mailbericht, dat pak je er weer bij zodra je aan de taak toekomt. Is de actie niet aan jou, kies dan voor Transmit: stuur het bericht door naar degene die ermee verder moet. Wordt er geen actie van je (of van een collega) verwacht en is het bericht slechts ter kennisgeving, ga dan voor de E van Eliminate. Delete. Verwijder. Trash. Opgeruimd staat netjes!

Lees ook via Blendle de artikelen met handige tools voor online schrijven en ‘vijf niet te missen webtools voor online samenwerken’.

Mijn gekozen waardering € -

Erno Mijland (1966) is publicist. HijŒ schrijft voor verschillende onderwijsbladen, onder andere over toepassing van ict / technologie en didactiek. Daarnaast schreef hij – deels met anderen – meer dan vijftien boeken over onder andere gamen en opvoeden,Œcreatief denken en loopbaan.