Wat, hoe, een beetje etiquette en hoe neem je een online vergadering nou makkelijk op?

STEUN RO

Voor velen is een dagje thuiswerken niets nieuws, maar hoe zit het nou als je huis ineens je kantoor is? Hoe werk je dan samen? Even snel iets met iemand overleggen gaat prima met een berichtendienst of een telefoontje. Videocalls zijn ook best handig, zeker voor overleg met meerdere mensen omdat je elkaar kunt zien waardoor hopelijk van die rare situaties met telefonisch overleg met meerdere mensen uitblijven. Misschien is het sowieso het moment om je af te gaan vragen of je eigenlijk wel moet vergaderen. Maar vergaderen of niet, anderen spreken is soms best praktisch en fijn. Een paar zaken op een rij die, in mijn ogen, van belang zijn in videoconferentieland:

Het moet altijd overal werken

Kies een videodienst die bij iedereen altijd werkt. Iets waar anderen geen account voor nodig hebben (misschien ook jijzelf niet). Iets waarbij je liever ook geen apps hoeft te installeren op je telefoon, want dat scheelt ook weer. Je stuurt iemand een link en gaan met die banaan. Of die persoon nou een oudere Android-telefoon heeft of de nieuwste en duurste iPhone of misschien wel een telefoon die helemaal iets anders als besturingssysteem heeft: het moet werken in een browser. Elke browser ondersteunt al jaren de standaarden die daarvoor nodig zijn, of het nou Firefox, Google Chrome, Safari of Microsoft Edge is. Welke standaarden dat zijn, is niet zo belangrijk, het betekent: videocamera’s en microfoons kunnen door de browser zelf gebruikt worden zonder speciale plugins. Check wel even of het allemaal werkt zoals verwacht. Beter tien minuten van te voren merken dat de webcam het niet doet dan bij aanvang van een gesprek.

Het gebruik van standaarden betekent dat er best een paar bekende diensten afvallen in mijn lijstje van handige programmatuur. Skype for Business moet sowieso weg, dat mag niemand nog gebruiken. Verder zijn er allerlei diensten die vast heel veel kunnen en door grote bedrijven gebruikt worden, maar dat werkt vaak heel goed binnen die bedrijven, helaas vaak niet voor de adhoc-teleconferencer. Skype kan op zich nog wel omdat vrijwel iedereen daar misschien een account voor heeft, maar Zoom wordt al lastiger (zeker ook omdat er nogal wat privacybezwaren aan kunnen kleven).

Diensten

Opensourcediensten hebben mijn voorkeur,  maar ook enkele niet-opensource initiatieven diensten komen aardig in de buurt van mijn eisen.

Een paar diensten, volgorde betekent niet dat ik ze daarom beter of slecht vind:

https://jitsi.org/ Open source en zonder account bruikbaar, ook voor de persoon die het opzet. Voor zover mij bekend geen restrictie op aantal deelnemers. Nadeel: op je telefoon heb je wel een app nodig. Gratis.
Surfnet, backbone van het (universitair) onderwijs in Nederland heeft ook een jitsi-dienst draaien op hun eigen servers, je moet dan wel medewerker zijn van een universiteit of hoge school om een conversatie te kunnen starten, niet om deel te nemen aan een conversatie: Surf Videobel-pilot

https://callaba.io/ Geen account nodig, werkt vanuit elke moderne browser. Ik weet niet hoeveel mensen er maximaal mee kunnen doen, vermoedelijk genoeg. Gratis.

https://whereby.com/ Geen account nodig om mee te doen aan een call, maar wel om er een op te zetten. Werkt op elke browser en gratis met 4 gebruikers tegelijk. Voor tot en met 12 gebruikers heb je een betaald account nodig van 9,99 dollar per maand.

https://hubs.mozilla.com/ is een vreemde eend in de bijt. Vooral interessant omdat het gevoel van ‘ruimte’ geeft. Zeker interessant als je een VR-bril hebt. Soort van in-browser Second Life of Minecraft. Je kúnt ook je video delen. Ik denk dat dit wel eens een kleine blik in de nog vrij verre toekomst kan geven. Werkt prettig, ook op telefoonbrowsers maar de eis dat mensen een headset op moeten doen moet je hier nog harder stellen (ook in verband met plaatsing van geluiden in de virtuele ruimte). Geen account nodig.

Andere diensten:

https://zoom.us/ veel opties, login en apart programma vereist. Werkt niet in de browser, maar voor alle grote platforms is een app (Windows, macOs, Linux, iOS en Android). Gratis versie tot max. 100 gebruikers, maar na 40 minuten stopt je call (misschien ook wel goed 😉 ). Mogelijkheid tot inbellen met een telefoonnummer (nooit gedaan, werkt vast). Betaalde versie tot max. 500 gebruikers, geen limiet. Hoe dat eruit ziet, geen idee. Je kunt heel veel met Zoom (misschien iets te veel) en geeft de host veel macht. Als je Zoom gebruikt via bijvoorbeeld een universiteit, dan kan het zijn dat die mee kan kijken, afhankelijk van de instellingen.

Er zijn veel meer diensten, maar daar heb ik geen of slechte ervaring mee.

Video-etiquette

Als de mussen van het dak vallen, verwacht niemand dat je in je pak voor de camera gaat zitten, maar kleed je wel een beetje aan. Leuk dat thuiswerken, maar constant in je pyjama zitten, werkt op den duur op je zenuwen. Bij een videocall merken anderen dat ook.

En verder:

– Test je systeem eerst! Desnoods eerst met jezelf (bv. laptop + telefoon, let op rondzingen)

– Gebruik een koptelefoon (tenzij je 100 procent zeker weet dat het systeem ervoor zorgt dat het niet gaat rondzingen, je geen echo’s krijgt, etc. Veel systemen zouden dat automatisch moeten voorkomen, maar dat is niet altijd zo)

– Zet je microfoon op mute als je niks zegt! (okay, als alles goed ingesteld is, zou dit niet hoeven, maar helaas vaak toch wel)

– Maak een agenda

– Vraag iedereen zijn of haar vraag/inbreng voor te bereiden

– Als iemand niet kan verbinden, dan is dat maar zo. Later kun je uitzoeken hoe dat zat (tenzij die persoon onmisbaar is, dan kun je nog 1x proberen met een andere dienst, maar als dat ook niet werkt, is er waarschijnlijk iets anders aan de hand, met de twee eerste gratis diensten maak je binnen 2 seconden een nieuwe room aan, stuur de link in zowel de videochat als per mail)

– Neem je het op? Laat het weten!

Opname

Sommige diensten bieden de mogelijkheid een opname te maken die al dan niet elders op een server staat of op je eigen computer. Dat zijn vaak zogenaamde premium features. Toch kun je heel makkelijk zelf dit soort dingen opnemen. Het is niet moeilijk, maar vereist wel wat voorbereiding en vooral dat je het een paar keer geoefend hebt (en zeg het tegen de anderen als je opnames maakt!). Dat kan bijvoorbeeld met:

OBS Studio: https://obsproject.com/

Open source, zeer veelzijdig en duidelijk in gebruik. Je moet alleen wel van te voren wegwijs worden in de bediening om 100% zeker te zijn van dat je ook opneemt wat je op wíl nemen en later niet voor verrassingen komt te staan (als in geen opname of verkeerde geluid opgenomen).

PS: ik weet niet hoe alle diensten werken met betrekking tot privacy, opslag en waar de diensten hun servers hebben staan. Daar is ook een boom over op te zetten, maar ik ben bang dat veel diensten toch op zaken als AWS (Amazon) vertrouwen.

Waardeer dit artikel!

Dit artikel las je gratis. Vond je het de moeite waard? Dan kun je jouw waardering laten zien door een kleine bijdrage te doen.

Zie hier voor meer informatie!

Mijn gekozen waardering € -