Sinds maart 2020 werken naar schatting 1,4 miljoen kantoormedewerkers thuis. Met de werkplek veranderde ook de werkwijze. Nadat eerder al veel koeriers en andere arbeidskrachten noodgedwongen tot de gig economy toetraden, zijn in één klap driekwart van alle kantoormedewerkers goed beschouwd ´zzp´ers in loondienst´ geworden. Wie voorheen in ieder geval deels werd afgerekend op het aantal uren dat op kantoor werd doorgebracht, wordt nu louter beoordeeld op het resultaat van het zelfstandig zwoegen thuis.
Het is voor velen een blijvende verandering. De helft van de kantoorpopulatie zal naar verwachting ook na corona minimaal enkele dagen per week thuis werken. De impact kan nauwelijks worden overschat. Voorheen kon menigeen nog wel eens een dagje spijbelen op kantoor: fysiek aanwezig, intellectueel afwezig. Nu is iedere kantoormedewerker een zelfstandige zonder personeel. Louter het resultaat telt. Het leidt tot overbelasting én onderbenutting: de één kan thuis moeilijk afstand nemen van het vele werk, terwijl de ander juist ontdekt hoe weinig het werk eigenlijk voorstelt.
Stille revolutie
De stille revolutie achter duizenden voordeuren leidt tot tal van uitdagingen. De balans tussen werk en privéleven schiet heen en weer als een metronoom op housemuziek: 130 beats per minute. De bespaarde reistijd verdwijnt aan de verduvelde keukentafel samen met de sokken van de kinderen in het grote niets. Laptops en andere machines die pas over tien jaar werkelijk de mens gaan dienen, drijven velen nu tot lichte wanhoop. De Teams-meeting hapert, het mobieltje loopt snel leeg en de pc-map lijkt onvindbaar. En waar is die aardige jongen van IT nu je hem nodig hebt? Thuis.
Terwijl de arbeidsproductiviteit van de gemiddelde fabrieksarbeider is vervijftigvoudigd, gaat de gemiddelde kantoormedewerker de laatste decennia opvallend langzaam vooruit. Voorheen was dat vooral het probleem van de werkgever. Nu kantoormedewerkers worden afgerekend op hun prestaties in plaats van hun gewerkte uren, is het plots vooral ook het probleem van iedere thuiswerkende kantoormedewerker. Thuis wordt pijnlijk duidelijk hoe tergend langzaam vooruitgang wordt geboekt. De meetings zijn inefficiënt lang, de communicatie met collega´s verloopt moeizaam en de individuele medewerkers kennen maar al te goed ook hun eigen tekortkomingen.
Vier adviezen
Het roer moet om. Gezuiverd van alle Bohica (bend over here it comes again) zijn voor individuele kantoormedewerkers vier lessen te trekken uit de pleidooien die managementadviseurs de afgelopen decennia aan veel kantoortafels hebben gehouden: Doe het nu; plan het werk; stel prioriteiten en manage jezelf.
Advies 1: Doe het nu. Beantwoord direct Esthers appje, bel onmiddellijk David en los bovenal gelijk de vraag van de klant op. ´Doe het nu!´ Handel alle dringende klusjes die binnen tien minuten kunnen worden afgehandeld, direct af. Als je bijvoorbeeld onmiddellijk reageert op een appje, kun je het gelijk uit je hoofd zetten, hoef je het morgen niet nog eens te lezen, los je problemen op als ze nog klein zijn en vermijd je storende telefoontjes van klanten en collega´s die zich afvragen waarom je eigenlijk nog steeds niet hebt gereageerd. Het geeft veel rust als je het knagende gevoel over niet-afgehandelde klusjes het zwijgen oplegt.
Manage jezelf op de dronkenmansgang van wieg tot graf
Uit de eerste les volgt het tweede advies: Plan grotere klussen goed in. Sluit je aan bij de slobbies: slower but better working people. Elke klus kost de tijd die je ervoor hebt uitgetrokken. Dat is een merkwaardig fenomeen. Heb je bijvoorbeeld tot het eind van de maand om een belangrijk rapport te voltooien? Dan is de kans groot dat je er tot de allerlaatste dag je handen vol aan hebt.
Dat kan ook anders. Plan het werk. Als je het belangrijkste werk in blokken inroostert, bijvoorbeeld dagelijks op de twee voor jou productiefste uren, dan doe je hetzelfde werk in een fractie van de beschikbare tijd. Als je voorafgaande aan deze productiefste uren de kleine klusjes direct hebt afgehandeld, kun je bovendien geconcentreerder, gedisciplineerder en dus kwalitatief beter werken.
Helder nee
Als je op deze wijze werkt, houd je een zee van tijd over. Dat zou je althans denken. Het risico is reëel dat je de gewonnen tijd verknoeit, bijvoorbeeld in lange online meetings met managers die vergaderen om het vergaderen. Niet doen! Het derde advies: Stel prioriteiten. Hoe belangrijk het werk ook is, het mag nooit ten koste gaan van belangrijke privé-afspraken.
Als vandaag het tien-minutengesprek met de onderwijzer van je kind of het doktersbezoek met jouw partner voor jou het belangrijkste is, dan is dat simpelweg jouw belangrijkste activiteit. Laat geen zestig uur in een veertigurige werkweek proppen, hoe verstandig je ook te werk gaat. Aan ja-knikkers gaat de wereld ten onder. Een helder ´nee´ tegen een aardige collega of een minder vriendelijke baas, is óók een acceptabel antwoord, zeker in de wetenschap dat je jouw werk op andere dagen efficiënt en effectief verricht.
Noodzaak
Dat brengt ons bij het laatste, tevens belangrijkste advies: Manage jezelf. Een jaar na de corona-uitbraak zal menigeen het gevoel bekruipen van het eigen kastje naar de eigen muur te gaan. Juist nu is er de noodzaak na te denken hoe de dronkenmansgang van wieg tot graf enige sturing kan worden gegeven. Jouw werkgever denkt na over de toekomst, getuige alle recente reorganisatieplannen, doe dat zelf ook. Veel mensen overschatten wat ze in één jaar kunnen doen én onderschatten wat ze in vijf jaar kunnen bereiken.
Managing oneself, een ontwikkeling die de vooraanstaande managementgoeroe Peter Drucker al twintig jaar geleden voorspelde, is de trend nu door corona veel medewerkers thuis aan het zicht van de traditionele managers zijn onttrokken. Ook de toevallige ontmoeting met de personeelsmanager bij de koffiemachine is verleden tijd, evenals het roddelend reflecteren met collega´s tijdens de lunch.
Juist nu
Het is daarom juist nu goed met enige regelmaat het eigen handelen en de eigen positie onder de loep te nemen. Aan de hand van zes relatief eenvoudige vragen kun je vaststellen of je nog fijn werk doet: Weet ik wat van me wordt verwacht? Heb ik de spullen om mijn werk goed te doen? Krijg ik iedere dag de kans te doen wat ik het beste doe? Kreeg ik de laatste zeven dagen waardering voor goed werk? Lijkt op z´n minst één collega om mij te geven? Is er iemand die mij aanmoedigt in mijn ontwikkeling?
Is op meerdere vragen ´nee´ het eerlijke antwoord, dan is het tijd voor actie. Succes is géén keuze – lot en noodlot liggen akelig dicht bij elkaar – en toch is het verstandig pakweg eens in de drie maanden een dag te reserveren om terug te kijken en vooruit te zien. Wat heb je bereikt, wat wil je bereiken en welke stappen kun je daarvoor nemen? Een bekende oefening is de grafrede. Wie zou op jouw begrafenis welke verdiensten kunnen belichten en wat kunnen ze er maar beter verzwijgen?
Daarbij past een belangrijke bijsluiter: Relativeer jezelf. Deze coronatijd is behalve voor ieders individuele inzet ook voor de collectieve uitkomst een spannende tijd. Het wordt de komende jaren reuze interessant te zien hoe de om ´liefje´, ´papa´ of ´mama´ roepende huisgenoten zullen doorklinken in alle thuis ontworpen bedrijfs- en overheidsplannen. Hoogstwaarschijnlijk begint een betere toekomst aan ieders verduvelde keukentafel. Neem tegelijkertijd jezelf en anderen niet al te serieus en maak vooral ook veel plezier met elkaar. Tuit de lippen en fluit: ‘Always look on the bright side of life.’
