Ja zelfs de NOS
Dat zit zo: 'Bedenk een uiting voor social media met als doel om jongeren tussen 20 en 35 jaar te laten kennismaken met de NOS-app. Zo luidt de vraag van de NOS eind 2014 voor de praktijkopdracht Mastercourse Reflectieve Communicatie Scrum. Vier scrumsprints in twee dagen…' zo staat te lezen op de website van Zint. De projecteigenaar (lees de NOS) besluit de adviezen op te volgen! Een mooi resultaat. Maar wat is Scrum?
Omvat het flexibele, maar formaliseert het ook
ICT
Ja zeker, de medewerkers van MOVIN Software BV gebruiken ook Scrum. De ICT wereld is de wieg van SCRUM. Hoe gebruiken ze dit? Steeds sprints van 2 weken, waarin bijvoorbeeld het ontwerp van een Map Editor tot stand komt. Het bedrijf ontwerpt indoor navigatie voor instellingen als ziekenhuizen. De doelgroep is van oudsher de ICT wereld, maar inmiddels wordt ook in andere bedrijfstakken SCRUM geïntroduceerd. Bijvoorbeeld binnen de Communicatie! En dan zijn we weer terug bij het voorbeeld van de NOS.
Wat is SCRUM dan..
Onder redactie van Betteke van Ruler is een handzaam boekje tot stand gekomen (ISBN 9789491560484, uitgeverij Adfo groep BV) dat inmiddels zijn derde druk beleeft. Het gaat over SCRUM, oftewel reflectieve communicatie scrum (er wordt veel geklaagd over deze lastige terminologie…) oftewel RCS. Communicatie is volgens professor Betteke van Ruler een 'plastic' woord. Of ook wel een containerbegrip. Je kan er van alles onder verstaan. Wat doe scrum? 'Omvat het flexibele, maar formaliseert het ook'. In een communicatieplan betekent dat reflectie (scrummen) tussen korte sprints. Teveel is er in de communicatie uitgegaan van beheersbaarheid van het proces. Dan komen ook (SMART) doelstellingen om de hoek kijken. Maar zo simpel is de praktijk niet. Dynamiek hoeft echter geen obstakel te zijn. En scrummen is niet moeilijk. Hetje boek wijst op een uitgave 'Scrum voor Dummies'. Wat is het verschil tussen een 'zelfsturend team' en een 'scrum team'. Daarop geeft het boek 'Scrum voor Dummies' (2013) van Michael Franken geen duidelijk antwoord. Wel wordt 7x het woord 'zelforganisatie' aangehaald in dit boek. Alleen scrum inzetten bij situaties waar resultaat niet voorspelbaar is en de context redelijk complex. Al jaren is een dergelijke aanpak succesvol in de software ontwikkeling.
Agile
Uitgangspunt is de ontplooiing van talenten van medewerkers in een team. Een flexibele (agile) inzet is wenselijk. RCS dwingt je om in gesprek te gaan met de opdrachtgever over de communicatie inzet. Een opdrachtgever kan uitgaan van de 4 C's: counseling, coaching, conceptualisering en creatie. Reflectie is voortdurend nodig om rekenschap te geven wat als legitiem wordt beschouwd in de samenleving. Een match van de CEO met het team blijft belangrijk. Focus op de business of (overheid) beleidsgeoriënteerde aanpak mag verwacht worden van het RSS-team. Aansluiten bij de managementcultuur. Maar wel een goede mix van dienstbaarheid en eigen-wijsheid bewaken. Bij de eerder genoemde sprint is van belang dat iedereen weet hoe lang zo'n episode duurt, wat een ieder doet, de frequentie van de tussentijdse meetings (geopteerd wordt voor een 'standup' gesprek). De RCS- coach zal proces, teamwork en monitoring dienen te analyseren en presenteren (infographic?). Het is zaak dwarsverbindingen op te zoeken (T-shaped team) bijvoorbeeld met marketing en HR- afdeling. Bij de eindevaluatie gaat het om vier aspecten: goal-based, goal-free, formatieve evaluatie en summatieve evaluatie (kwantitatief). Zo kun je accountable zijn (= af te rekenen) op het professionele vlak, op de besluitvorming, de morele dimensie en het bereikte doel. Te vaak komt het louter op dat laatste uit. Wat betreft de term 'plastic'. Het is wijs om na te gaan wat onder communicatie wordt verstaan. De verbinding aangaan, toch? Soms met de bedoeling om eenzijdig te beïnvloeden. Maar interactie is ook een vorm. Als het gaat om een transactie weet je niet precies waar je uitkomt. Er kan een enorme dynamiek spelen.
Agile Doenker
Wie het woord doenker heeft geïntroduceerd, kan emeritus hoogleraar Betteke van Ruler niet met zekerheid zeggen. Het is de begrippen van denker en doener ineen gevlochten. Een combinatie binnen één en dezelfde functionaris. Een functionaris, die ook nog eens flexibel en wendbaar (Angelsaksisch: agile!) moet zijn. Precies dat profiel is vereist voor de hedendaagse communicatie. Die boodschap krijgen de medewerkers van het samenwerkingsverband Hof van Twente op 20 november 2014 te horen op een scholingsbijeenkomst in Goor. Zij zijn zeer betrokken. Door het beleid, waarin taken van de centrale overheid naar de gemeenten worden verplaatst verandert er veel. Gerrit Stam, de gemeentesecretaris van de Hof van Twente (goed voor 600.000 inwoners) geeft daarvan in zijn inleiding duidelijke voorbeelden. Dat mag vervolgens niet tot interpretatieverschillen leiden. Communicatie daarover is cruciaal belang.
Reactief
Betteke van Ruler vindt 'communicatie' een mooi maar moeilijk vak. Ze heeft eerder landelijk opzien gebaard met haar uitspraak 'Gooi het communicatieplan maar in de sloot'. In het recente verleden was communicatie iets dat achteraf kwam. Echter van 'zender' veranderde communicatie meer in de richting van een dialoog. Zelfs dat is met de opkomst van de digitalisering onvoldoende. De verhoudingen zijn ingrijpend veranderd. Organisaties zijn het initiatief kwijt. Een tweet kan je de das om doen. Communicatie wordt steeds meer reactief. De communicatie medewerker wordt steeds meer naar binnen gezogen in de eigen organisatie afstemming te verkrijgen. Gevoegd bij een afnemend vertrouwen in politici, ambtenaren en bankiers vraagt dat om andere competenties. Van zenden naar luisteren.
