Een aantal collega’s heeft jouw Word-document teruggemaild en er allerlei opmerkingen in geplaatst. Jij mag al die verschillende versies verwerken in een volgende versie. Wat een gedoe. Je wilt een videovergadering plannen met Skype, maar twee beoogde gesprekspartners hebben geen Skype-account. Lastig. Je wilt suggesties verzamelen voor een uitstapje en mailt je familieleden. Vervolgens stroomt je mailbox vol met antwoorden. Zucht. Technologie kan onze productiviteit een boost geven, maar is net zo vaak een bron van frustratie. Het kán anders.
Webtools
De hierna beschreven webtools zijn vooral geschikt wanneer privacy of veiligheid van gegevens wat minder belangrijk zijn. In plaats van met een gebruikersnaam en wachtwoord, krijgen deelnemers toegang via een niet zomaar te raden, uniek internetadres. Deze toepassingen maken het mogelijk om op afstand met elkaar samen te werken of te communiceren via je webbrowser. En zijn vooral geschikt voor het snelle werk.
Samen schrijven: Titanpad
Titanpad is een gezamenlijk te gebruiken schrijfblok, ideaal voor het maken van bijvoorbeeld notulen, de agenda voor een vergadering of een brief die namens enkele opsteller verstuurd moet worden.
Ga naar Titanpad.com en klik op de knop ‘Create public pad’. In beeld verschijnt een eenvoudige tekstverwerker; het internetadres is veranderd en bestaat nu deels uit een code van cijfers en letters. Kopieer die adresregel en mail die naar maximaal zeven anderen. De unieke link geeft hen toegang tot het door jou aangemaakte schrijfblok.
Schrijf samen, vul elkaar aan en verbeter elkaar. Iedere deelnemer krijgt een eigen kleur arcering toegewezen. Zo zie je wie wat bijdraagt. Overleggen over het proces kan in een chatkanaal, rechtsonder in het scherm. Allemaal tevreden? Exporteer het definitieve document naar bijvoorbeeld Word of pdf.
Let op: Titanpad gooit het document weg als er langere tijd niet meer aan gewerkt is.
Twitterloos Twitteren: Todaysmeet
Twitter is leuk en handig voor het voeren van levendige discussies of het uitwisselen van tips en bronnen. Wil je dit echter doen met een specifieke groep tijdens of rond een specifiek evenement, dan loop je tegen twee nadelen op: niet iedereen heeft een Twitter-account én niet iedereen wil de eigen publieke tijdlijn zomaar overal voor gebruiken.
Oplossing: Todaysmeet, uitermate geschikt voor evenementen en activiteiten met meer dan circa 30 deelnemers, als groepschat
Kies op de homepage een handig in te voeren naam voor een sessie (een ‘room’) en bepaal hoe lang deze beschikbaar moet blijven. Het volgende scherm is een tijdlijn met eigen internetadres: todaysmeet.com/ aangevuld met de zelfgekozen naam van de sessie. Deelnemers kunnen zonder inloggen aansluiten, voeren een nickname in en kunnen direct hun boodschap van maximaal 140 tekens delen met de andere gebruikers. Volledig geplaatste links (met http://) zijn voor alle gebruikers direct aanklikbaar in de tijdlijn.
Een virtueel prikbord: Padlet
Padlet is een virtueel prikbord, perfect als ‘moodboard’ voor een creatieve sessie of het verzamelen van ideeën en bronnen ter voorbereiding van een project of activiteit.
Ga naar nl.padlet.com en klik op ‘Bouw een muur’. Het volgende venster heeft in de adresbalk een uniek internetadres dat je kunt delen of verspreiden. Dubbelklik op een willekeurige plek op de muur om ‘briefjes’ op te hangen met tekst en afbeeldingen. Plak een link en het briefje vertoont een schermafbeelding van de betreffende webpagina of een binnen het prikbord afspeelbaar YouTube-filmpje.
Padlet werkt zonder account, maar je kunt wel een gratis account aanmaken. Dat biedt je toegang tot allerlei beheeropties, zoals het instellen van een wachtwoord om het prikbord te beveiligen.
Ideeën, beslissingen, argumenten: Tricider
Tricider is ideaal voor: het maken van keuzes waarbij veel opties zijn, elk met hun eigen argumentatie voor en tegen. Denk aan de bestemming voor een uitstapje met de hele familie, het onderwerp van een studiedag of oplossingen voor het teruglopend aantal bestellingen in de webwinkel van de zaak.
Als je met een grotere groep online wilt nadenken over een bepaald vraagstuk, kan Tricider dat proces ondersteunen. Op de homepage vul je je vraag in. Er verschijnt een scherm waarop je een knop ‘Share and invite’ vindt om anderen uit te nodigen mee te denken. Zelf kun je alvast een of meer ideeën plaatsen, met argumenten voor en tegen. Deelnemers kunnen argumenten ‘liken’ en stemmen op de ingebrachte ideeën. Hoog gewaardeerde ideeën en bijdragen komen bovenaan te staan. Gebruik alle input om een knoop door te hakken.
Videoconferencing light met Appear.in
Iedereen kan videovergaderen. Dure of ingewikkelde software biedt vaak veel opties en functionaliteiten. Maar heb je die wel altijd nodig?
Appear.in is de oplossing voor een snelle vergadering, een gesprek met vrienden of familie, een cursus of helpdesk-activiteit op afstand.
Net als bij Todaysmeet kies je een naam voor een sessie, die onderdeel wordt van het tijdelijke internetadres voor het gesprek. Bij het eerste gebruik zal de toepassing toestemming vragen om je microfoon en webcam te gebruiken. Je kunt Appear.in met maximaal acht deelnemers tegelijk gebruiken. Tijdens het gesprek kun je via een chatkanaal tekstuele informatie delen. Ook kun je je beeldscherm delen met de deelnemers, bijvoorbeeld om een presentatie te laten zien.
Goede afspraken
Samenwerken op afstand vraagt enige discipline van de betrokkenen. Zo is het belangrijk zorgvuldig om te gaan met de link die toegang geeft tot de sessie of het gezamelijke document. Maak als initiatiefnemer van een online sessie met bovengenoemde webtools duidelijk wat je van de deelnemers verwacht en wat er met de opbrengst gebeurt. Bij Titanpad, Todaysmeet, Padlet en Tricider kunnen deelnemers gedurende een langere periode op elk gewenst moment iets plaatsen. Spreek in dit geval een deadline af.
