Een beetje onwennig voelt het wel. Kijk ik naar links, dan zie ik een jonge vrouw in maatpak op haar laptop aantekeningen maken. Rechts van me zit een kalende man in een bloemetjestrui met volle aandacht te luisteren naar de presentatie die wordt gegeven. Maar zowel de vrouw als de man zitten niet écht naast me. De vergadering waar we bij aangesloten zijn is virtueel. In werkelijkheid zitten we alle drie in onze eigen thuiskantoren, ieder met een virtualreality-bril op onze neus. En met ieder een setje controllers bij de hand. Die hebben we nodig voor het geval we zelf nog wat willen presenteren en we daarbij het whiteboard vooraan in de vergaderzaal willen aansturen.
Virtuele vergaderingen als deze moeten het volgens Meta-topman Mark Zuckerberg helemaal gaan worden. Want fysiek bij elkaar zijn om samen te werken of te brainstormen is helemaal niet nodig, aldus Zuckerberg afgelopen augustus tijdens de lancering van Horizon Workrooms. In die virtuele vergaderruimtes – waarin ook mijn meeting van hierboven plaatsvindt – ga je digitaal met elkaar om de tafel zitten. Anders dan bij apps als Zoom en Meet zie je niet alleen gezichten op een scherm voor je, maar geanimeerde versies van je collega’s. Zwaait je baas achter zijn laptop met zijn arm in het rond om een punt kracht bij te zetten, dan doet zijn virtuele zelf dat ook.
Dansen onder een paarse Einstein
Meta is lang niet de enige die inzet op vergaderen in virtual reality (VR). Naast Horizon Workrooms zijn er de laatste jaren een handvol andere apps voor VR-meeting ontwikkeld. Eén daarvan, Glue VR, wordt onder andere gebruikt door Salesforce. Het Amerikaanse technologiebedrijf bouwde zijn kantoor in Silicon Valley na in de virtuele ruimte. Het bedrijf ontvangt er klanten, houdt er meetings en geeft er presentaties. Bezoekers drinken er virtueel koffie met elkaar (die ze ook echt virtueel inschenken), schudden handen en maken aantekeningen op toetsenborden. Ook Accenture houdt kantoor in zo’n VR-app. Het internationaal adviesbureau bouwde in de virtuele wereld AltSpaceVR ‘The Nth Floor’: een vergaderruimte die uitzicht biedt over de skyline van San Francisco.
“De ontwikkeling van virtuele meetingrooms heeft dankzij het coronavirus een vlucht genomen”, aldus Alex van der Baan, managing director bij Beemup. Zijn bedrijf bouwde aan het begin van de pandemie digitale versies van fysieke ruimtes na. Organisaties als GSK en het Rathenau Instituut hielden er presentaties. Sindsdien heeft Beemup het nabouwen van bestaande ruimtes losgelaten en richt het zich meer op het bieden van ervaringen. Beemup bouwt nu virtuele werelden vliegende auto’s voorbij scheren en gorilla’s de koffie serveren. “We organiseren daar talkshows, live events en productlanceringen. In VR hoef je niet gebonden te zijn aan vergaderruimtes. Je kunt het leuker maken dan dat.”
Dat laatste is ook het idee achter Spatial. In die virtuele wereld kunnen collega’s elkaar opzoeken op bijzondere plekken. Die variëren van een kamer vol ruimtevaartparafernalia tot een psychedelische bar met discoballen, dansende stripfiguren en een afbeelding van een neon-paarse Albert Einstein aan de muur. Deelnemers maken vooraf een scan van hun gezicht, die op een digitaal personage wordt geplakt. Dat personage (een zogenoemde avatar) kan onder andere gesprekken aanknopen met andere avatars, vergaderingen bijwonen, bestanden delen, whiteboards gebruiken en aantekeningen maken. Van der Baan: “Als je tijdens een vergadering zorgt voor een unieke ervaring, blijft je boodschap beter hangen.”
Altijd vrolijk
Maar ook zonder zo’n unieke ervaring heeft vergaderen in virtual reality zo zijn voordelen ten opzichte van meetings via apps als Zoom en Meet, vindt Rob de Haas, vergaderexpert en auteur van het boek Gewoon Goed Vergaderen. “Een gesprek voeren is meer dan alleen praten. Het is voor een groot deel non-verbaal. Bij videovergaderingen hoor je iemand wel en kun je aan zijn intonatie wat extra’s afleiden, maar zie en voel je de non-verbale communicatie niet. In virtual reality gaat dat al beter. Daar kun je bijvoorbeeld zien of iemand je ook daadwerkelijk aankijkt. Met een Zoom of Meet weet je nooit zeker wat er in de ander omgaat, omdat de ander ook best aan het appen kan zijn terwijl je met hem praat.”
Toch komt ook tijdens VR-vergaderingen een flink deel van de non-verbale signalen volgens De Haas niet goed over. De techniek is nu nog niet in staat om veel subtiele bewegingen op te vangen en te laten zien. Een cynische oogrol pikt hij bijvoorbeeld nog niet op. Sterker nog: de avatars in virtuelreality-apps zijn eigenlijk altijd vrolijk. Zelfs als je met je gezicht op onweer je teamleider de kamer uit aan het kijken bent. De Haas, die zelf verschillende VR-demo’s bijwoonde: “Het is mogelijk dat de techniek dat in de toekomst wel kan, maar zover zijn we nu in ieder geval nog niet.”
Dat vr-brillen slecht zijn in emoties en kleine nuances oppikken, maakt meetings houden in VR volgens De Haas nog niet geschikt voor vergaderingen waar veel emotie bij betrokken is. Wie samen besluiten moet nemen met enige impact, kan zich geen misverstanden in de communicatie veroorloven. “Maar bij praktische overleggen over wie welke taak op zich neemt of meetings die vooral draaien om het uitwisselen van informatie, kan het wel degelijk werken.”
Naar een 3D-hologram
Vergeleken met videovergaderingen zijn VR-meetings een stap in de goede richting, aldus Pablo Cesar, hoogleraar human centered multimedia systems aan de TU Delft. Maar ook in de virtuele realiteit missen we nog teveel van die belangrijke non-verbale communicatie. “Het is een deel van de reden dat videovergaderingen zo vermoeiend zijn. Je brein mist al die subtiele signalen van de ander en moet daardoor veel harder werken om te begrijpen wat iemand bedoelt.”
Bij het Centrum voor Wiskunde en Informatie (CWI) werkt Cesar met zijn team aan de mogelijke oplossing. Daarbij filmt een opstelling van meerdere camera’s een persoon vanuit alle hoeken. De filmbeelden moeten door computers worden omgezet in een driedimensionale weergave van de persoon. “Dat beeld zou als hologram in een VR-bril geprojecteerd kunnen worden. Mijn ultieme doel is natuurlijk om mensen als hologram te laten verschijnen. Maar de techniek is nog niet ver genoeg.”
Cesar schat in dat het nog vijf tot tien jaar duurt voordat we 3D-modellen van ons zelf naar een virtuele vergadering sturen. Maar dat het zover komt, daar twijfelt hij niet aan. “Digitaal met elkaar communiceren gaat beter in een 3D-wereld, dan via een plat scherm. Daarom is het belangrijk dat we blijven zoeken naar manieren virtuele vergaderingen beter te maken. Want hoewel we corona achter ons lijken te laten, vergaderen op afstand gaat niet meer weg.”
