“Ik reis best veel.”“Schattig hè?” Kelly Rapmund laat een foto zien van haar kersverse nichtje. “Gisteren heb ik de hele dag met haar geknuffeld.” Nee, Kelly had gisteren geen vakantiedag opgenomen. Het was geen weekend en ze was ook niet ziek. Ze was gewoon toe aan een dagje vrij. Wat haar baas daarvan vindt? Niets. Kelly bepaalt zelf wanneer ze werkt, waar ze werkt en hoeveel ze werkt. En dat werkt.
Kelly is verantwoordelijk voor Talent and Culture Development bij het Rotterdamse e-commerce bedrijf Helloprint. Ze bijt vandaag het spits af in de serie Zo Werkt het Ook, een serie over bedrijven die het organisatorisch helemaal anders aanpakken.Het is Kelly’s taak om de 20 openstaande vacatures bij Helloprint te vullen met werknemers die in de cultuur van het bedrijf passen. Hoe en wanneer ze dat doet, is aan haar. “De ene week heb ik aan dertig uur genoeg, de andere week stop ik er zestig uur in.”
De controle loslaten
Toen Kelly een half jaar geleden in deze functie begon, moest alles nog worden opgezet. “Ik kreeg de volledige verantwoordelijkheid en dat vond ik heel gaaf. Vaak werkte ik meer dan veertig uur in de week. Nu het wat minder druk is, neem ik af en toe een dagje vrij om bij te tanken. Waarom zou ik tot 17:00 uur op kantoor blijven als ik mijn werk af heb? En waarom zou ik naar huis gaan als er nog werk te doen is?”
“Als je de controle loslaat, doen mensen juist meer”
“Veel werkgevers hebben het gevoel dat ze hun werknemers moeten controleren omdat ze anders te weinig doen. Bij ons zie je dat het omgekeerd werkt: als je die controle los laat, doen mensen juist veel meer. Tenminste, als ik mijn taak goed doe – de juiste collega’s in huis halen.”
Ook in het opnemen van vakantie zijn Kelly en haar collega’s vrij. “Als je werknemers een vast aantal vakantiedagen geeft, plannen ze die vaak ver van te voren in. Eigenlijk is het veel prettiger om gewoon af en toe te zeggen: ik heb heel hard gewerkt, ik ben kapot, ik heb echt even behoefte aan een dagje vrij. Dan hoef je ook niet wekenlang op je tandvlees te lopen. Daardoor raken mensen juist minder snel ziek en overspannen.”
Overigens zijn er ook functies binnen het bedrijf die iets minder flexibel zijn. “Denk aan de afdeling klantenservice, die moet wel op vaste openingstijden bezet zijn.”
Iets van vroeger
Helloprint werd in 2013 opgericht door vier vrienden. De jongens geloofden niet in regeltjes en procedures, wel in enthousiast aan hetzelfde doel werken. Inmiddels heeft het bedrijf 148 medewerkers – die ze teammembers noemen – en 20 openstaande vacatures. Helloprint is actief in zes landen, heeft twee panden in Rotterdam en eentje in Valencia. Oh ja, het haalde in 2016 een omzet van circa 26miljoen.
“De traditionele arbeidsovereenkomst vinden wij echt iets van vroeger”
Nog steeds vindt CEO en founder Hans Scheffer regeltjes en procedures onzin. Hij ziet meer in vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Een arbeidsovereenkomst van 40 pagina’s, daar doet hij niet aan. “De traditionele arbeidsovereenkomst zoals de meeste bedrijven die kennen, gaat uit van een hiërarchische relatie tussen werkgever en werknemer. Dat vinden wij echt iets van vroeger”, vertelde hij vorig jaar aan RTL.
In plaats daarvan krijgen nieuwe teammembers bij Helloprint een samenwerkingsovereenkomst. Van 1 kantje. Kelly: “Daarop staan de basics vermeld, zoals je naam, je uren en je loon. Daarmee ben je volledig beschermd. Alle andere zaken – zoals vakantiedagen en ziekteverlof – zijn namelijk bij wet geregeld. In een reguliere arbeidsovereenkomst staan ook afspraken om het bedrijf te beschermen, denk aan het inleveren van je laptop als je het bedrijf verlaat. Dat hoeven wij niet vast te leggen, we gaan liever uit van een stukje verantwoordelijkheid en vertrouwen.”
Je eigen toko
Het klinkt idyllisch, zo’n baan waarin je het allemaal zelf mag weten. Waarom zitten de teammembers van Helloprint dan niet elke maand met een cocktail op de Bahama’s? Het antwoord is eigenlijk heel simpel. Ze willen werken.
Kelly: “Ten eerste nemen we alleen mensen aan die heel gemotiveerd zijn om hier te werken. Mensen die uitgedaagd willen worden en zich willen ontwikkelen. Die mensen geven we de volledige verantwoordelijkheid over hun taak. Ga maar eens bij jezelf na: als jij je verantwoordelijk voelt voor een taak, zal je daar veel harder je best voor doen dan wanneer iemand je vertelt wat je moet doen en wanneer je dat moet doen. Eigenlijk zijn we een soort ondernemers binnen een bedrijf. We runnen onze eigen toko binnen deze toko. Dat zorgt voor toewijding.”
“De ouderwetse salarisschaal hebben we overboord gegooid, je leeftijd of ervaring doet er hier niet toe”
Daar komt bij dat de teammembers van Helloprint worden afgerekend op hun output. “We hebben de ouderwetse salarisschaal overboord gegooid, je leeftijd of ervaring doet er hier niet toe. Een ambitieuze starter kan net zoveel te bieden hebben als een oude rot in het vak. We hebben hier ook geen standaard profielen of doorgroeipatronen. Waar we wel naar kijken, is data. Cijfers. Als je op de marketingafdeling op een bepaalde productgroep werkt en die productgroep is beter gaan verkopen, dan hebben we zwart op wit dat jij je werk goed hebt gedaan.”
“Natuurlijk kijken we ook deels naar inzet en externe factoren. Ook daarin is het belangrijk dat je initiatief toont als er toelichting nodig is. Dat je onderhandelt.”
Niet lullen maar poetsen
Ook fijn: aan ellenlange vergaderingen en hiërarchie doen ze bij Helloprint niet. “We beginnen elke dag met een stand up, een soort mini-vergadering. In kleine zelfsturende teams nemen we de dag door, zodat iedereen weet waar die dag zijn focus ligt. Dat doen we staand en altijd binnen vijftien minuten – helemaal volgens de Rotterdamse niet-lullen-maar-poetsen-mentaliteit”, vertelt Kelly.
“Er zal hier nooit iemand uit de hoogte doen tegen een ander, de CEO drinkt gewoon een biertje met een stagiaire.”
“De stand-ups worden geleid door de teams zelf. Er zijn wel boardmembers die overzicht houden over het geheel, maar het is niet zo dat één persoon bepaalt wat er moet gebeuren. In veel bedrijven zie je haantjesgedrag, een directeur die zegt: ‘Ik ben de CEO dus ik bepaal.’ Zulke hiërarchie kennen wij niet. CEO Hans zegt tegen mij: ‘regel jij het maar.’ Natuurlijk schakel ik wel eens met hem, en als hij het ergens echt niet mee eens is dan geeft hij wel een seintje. Maar hij vertelt me niet hoe ik mijn werk moet doen. Er zal hier ook nooit iemand uit de hoogte doen tegen een ander. De CEO drinkt gewoon een biertje met een stagiaire.”
Een beetje ballen
Goed, als je grote verantwoordelijkheid draagt en afgerekend wordt op je prestaties, ga je inderdaad niet elke week met een cocktail op de Bahama’s zitten. Het klinkt wel alsthe perfect recipevoor een burn-out. Kelly: “Daar denk ik zelf ook wel eens over na. Er bestaat zeker een kans dat je heel veel gaat werken omdat je je verantwoordelijk voelt. Juist dan is het fijn dat de vakantiedagen zo flexibel zijn, zodat je een stapje terug kunt doen als dat nodig is. Daar adviseren we elkaar ook in. We zullen een ander nooit veroordelen omdat hij vrij neemt.”
Dat betekent dat Kelly’s taak een belangrijke is: the right man for the job zoeken. “Niet iedereen kan hier werken. Je moet heel goed weten wat je wil en kan. Je moet zelf aanvoelen wanneer je toe bent aan vakantie, maar ook wanneer je een weekendje door moet pakken. Wanneer het slim is om vanuit huis te werken maar ook wanneer je op kantoor nodig bent. Al die vrijheid en verantwoordelijkheid klinkt leuk maar als je dat niet aankunt, verzuip je.”
“Om hier te werken moet je vooraleen hele grote passie voor dit werk hebben. Je moet gedisciplineerd, flexibel en ambitieus zijn en een beetje ballen hebben. Onlangs las ik een mail van een nieuwe trainee aan de CTO, waarin hij schreef: ‘Ik heb een demo ingepland met een partij. Kijk maar of je erbij kunt zijn, anders doe ik het zelf wel, geen probleem’ Zulk initiatief wordt hier gewaardeerd.”
“Mensen die niet leuk zijn in de omgang, daar hebben wij niets aan.”
“Onze sollicitatieprocedure is dan ook vrij intensief. Die bestaat voor een groot deel uit een cultuurcheck, waarbij we kijken of je als persoon in dit bedrijf past. We nemen mensen hier niet aan om alleen hun skills, ook hun persoonlijkheid moet matchen. Eén van onze mantra’s is:we don’t hire brilliant jerks. Mensen die heel goed zijn in hun werk maar niet leuk zijn in de omgang, daar hebben wij niets aan.”
“Uiteindelijk denk ik dat de belangrijkste oorzaak van een burn-out is dat je werk doet dat je niet leuk vindt of waarin je teveel wordt afgebakend. Onze teammembers vinden hun werk echt heel leuk – anders nemen we ze niet aan – en ze kunnen hun tijd zelf indelen. Ik denk dus dat de kans op een burn-out groter is bij een baan van 9 tot 5 waarin je niet gelukkig bent.”
Voor eeuwig verpest
Zover Kelly weet is Helloprint het enige Nederlandse bedrijf dat zonder arbeidsovereenkomst werkt. “In het buitenland zie je meer bedrijven op vergelijkbare manieren werken, techbedrijven in Silicon Valley zoals Netflix of Linkedin bijvoorbeeld. Het zou mij niet verbazen als steeds meer Nederlandse bedrijven deze kant op gaan. Er komt nu een ambitieuze generatie de arbeidsmarkt op, een generatie die op zoek is naar vrijheid en flexibiliteit. Ik denk alleen wel dat deze manier van werken is voorbehouden aan start-ups. Die hebben vaak al een vergelijkbare cultuur, met weinig hiërarchie en veel verantwoordelijkheid.”
“Veel hipper dan het Nieuwe Werken zal het bij de meeste bedrijven niet worden.”
Voor bedrijven die al langer bestaan is het volgens Kelly heel moeilijk – misschien zelfs onmogelijk – om te switchen naar deze manier van werken. “Het vraagt zoveel andere kwaliteiten van je werknemers. Nee, veel hipper dan het Nieuwe Werken zal het bij de meeste bedrijven niet worden. Misschien is dat ook niet erg. Ik denk dat veel mensen gelukkiger zijn in een baan van 9 tot 5 waarin ze weten waar ze aan toe zijn.”
Kelly lacht. Voor haar zit zo’n baan er niet meer in. “Ik ben voor eeuwig verpest nu. De enige optie die ik heb als ik hier ooit stop, is een eigen bedrijf beginnen.”
* Meer lezen over de bijzondere keuzes die mensen maken bij de inrichting van hun leven? Volg Trant op Facebook*
